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戦後しばらくは電話の架設数自体が少なく、起業しようと思っても電話を引くまでに長い期間が必要でした。そのため、電話番号を貸してくれる業者が現れるようになったのです。とりあえず業者から電話番号を借り、電話番も依頼し、なんとか開業にこぎつけたのでした。それが電話代行の草分けといえるかもしれません。

昭和30年代に入ると、さほど待たずに電話を架設できるようになり、独立開業する人も増えてきました。事務所を留守にする際は留守番電話をセットして出かけるようになったのです。この留守番電話が独立起業家にとっての唯一のパートナーとなりました。

当初の留守番電話の機能はいたってシンプルで、録音内容を聞くためには事務所へ帰らなければなりませんでした。そして次第に出先からも録音メッセージが聞けるようになっていきました。

昭和40年代、ポケットベル（無線呼出し）が世の中に出回り始めました。お客様から留守番電話にメッセージが吹き込まれると、即座に持ち歩いているポケットベルが鳴るよう設定されたのです。現在では携帯電話で簡単に留守番電話を聞くことができますが、当時の利用者はポケットベルが鳴るとすぐさま公衆電話に駆け込み、「キーコール」という特殊な機器を当てて用件を聞き出していました。

しかしながら、当時の人は留守番電話慣れしていないせいか、何も録音しないまま受話器を置いてしまうことも多々ありました。せっかく電話をくれたお客様を逃がしてしまうのではないかという危惧が常につきまとっていたのです。

昭和50年代、留守番電話の普及が進むなか、留守中の事務所に電話をかけても電話番と話ができるという画期的な装置が開発されました。かかってきた電話を別の場所にいるオペレーターにつなぐことが可能になり、お客様とオペレーターが直接話すことができるようになったのです。通話中の音質はひどいものでしたが、これが転送電話の先がけだといっても過言ではありません。

そのうち、転送装置を販売する業者が転送先も引き受ける電話代行（電話秘書サービス）が始まりました。これらの業者が複数の企業の電話転送を引き受けるようになると、机の上が電話だらけになり、オペレーターが多くの社名を識別できず混乱を招くようになりました。こうした状況を解決するため、企業名識別装置が開発されたのです。これにより机の上は大分整理され、オペレーターへの負担も軽減されました。

昭和60年、日本電信電話公社が民営化されNTTとなったのをきっかけに、さまざまなサービスが自由化され、NTTの「転送でんわサービス」が始まりました。高額な装置を必要とせず、プッシュ回線の短縮機能ボタンに転送先電話番号を登録すると、局内の交換機のなかで転送が実現するという画期的なサービスでした。これにより、転送装置の販売は急速に落ち込み、代わりに誰でも電話代行・電話秘書サービスを開業できるようになったのです。

都内の電話番号が不足してきたこともあり、東京都内の局番は3桁から4桁に増えました。そして、大量に電話番号を必要とする企業や電話代行業者にとっては嬉しい「ダイヤルイン」という方式が現れました。実回線の後にバーチャルな番号が付き、この番号が転送先を引き受けることができるようになったため、電話代が大幅に削減されたのです。

また、ダイヤルインの番号を受ける度に、ビジネスホンの液晶部分にダイヤルインの下4桁の追加番号が表示されました。オペレーターは、番号と企業名を対比表で確認しながら対応していたため、転送作業は入会企業が増えれば増えるほど煩雑を極めました。

そのうちダイヤルインの番号に企業名を登録できるビジネスホンが現れ、液晶画面にカタカナで企業名が表示されるようになりました。それでも、読みづらいカタカナ表記にオペレーターの苦悩は続いていたのです。

現在のCTI（Computer Telephony Integration）の原型となるPCと連動したシステムが開発されたのは、1990年代に入ってからです。着信と同時にPC上に企業名などの情報が表示されるという革命的なシステムで、オペレーターはPC1台を注視しているだけで正確に対応できるようになったのです。

そして1995年、Windows95が華々しく日本に登場するとPCの性能・機能も飛躍的に向上し、インターネットの普及ともあいまって次第に現在のシステムへと移行していったのです。